Henkilötietolain (523/99) 10§:n mukainen rekisteriseloste
1) Rekisterin nimi
GB Gym ry:n jäsentietorekisteri
2) Rekisterinpitäjä, palveluntarjoaja ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
GB Gym ry
Yhdistysrekisterinumero: 189.219
Kotipaikka: Helsinki
Käynti- ja postiosoite: Mekaanikonkatu 21, 00880 Helsinki
Sähköpostiosoite: info@gbgym.com
GB Gym ry käyttää jäsenrekisterin pohjana Hoika Oy:n tuottamaa jäsenrekisteripilvipalvelua. Rekisteriä käytetään Internetin kautta verkko-osoitteessa https://www.jasentieto.fi/public/Login.aspx?OmanSeuranID=462.
3) Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen pääasiallisena käyttötarkoituksena on toimia GB Gym ry:n jäsenten rekisterinä. Rekisteri mahdollistaa palveluprosessin toteutumisen (ilmoittautuminen – laskutus ja mahdollinen
maksujen perintä – kulkuoikeuksien päivittäminen – mahdollinen yhteydenpito jäseniin – osallistujalistat alkeiskursseille), tiedottamisen, markkinoinnin ja avustushakemuksiin littyvän tilastoinnin.
4) Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi
- Syntymäaika
- Sähköposti
- Katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka
- Kotipaikkakunta
- Matkapuhelinnumero, toissijaisen puhelimen numero
- Ryhmiin ilmoittautumiset (ryhmän nimi, ilmoittautumispäivä, ryhmän aika ja paikka)
- Kausille osallistumiset (kausi, voimassa alkaen, kauden kuvaus)
- Tapahtumiin ilmoittautumiset (tapahtuma, ilmoittautumispäivä, ilmoittautumisen sulkeutumispäivä)
- Laskutustiedot (viitenumero, eräpäivä, maksutieto, laskun summa, maksettu summa, erotus)
- Voimassa olevat etuudet
- Lisäksi alle 18-vuotiailta jäseniltä: Huoltajan nimi, osoite, postinumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite
5) Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan jäseneltä itseltään suoraan Hoika Oy:n tarjoamaan jäsenrekisterijärjestelmään.
6) Tietojen luovutus
Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja kenellekään ilman rekisteröidyn nimenomaista lupaa, paitsi
Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietoja ei luovuteta Suomen, EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7) Rekisterin suojauksen periaate
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään: järjestelmään pääsevät vain hallituksen puheenjohtaja,
yhdistyksen työntekijä ja erikseen nimetyt hallituksen jäsenet henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Käyttöön oikeutettuja henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus tietoonsa saamista tiedoista.
8) Omien tietojen tarkastus ja tietojen poistaminen rekisteristä
Rekisteröity voi käyttää oikeuttaan rekisteritietojen tarkistamiseen ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Tietoja voidaan poistaa henkilön pyynnöstä, minkä lisäksi rekisteröity voi hallinnoida tai poistaa tietojaan itse.